Tekoäly kirjanpitäjälle — vähemmän rutiinia, enemmän analyysia

Kirjanpitäjän työ on täynnä tehtäviä, joissä ei tarvita laskutaitoa vaan selitystaitoa: selitä asiakkaalle miksi kuitti puuttuu, miksi arvonlisävero menee näin, mitä tämä poikkeama tarkoittaa. Juuri selittämisessä ja kirjoittamisessa tekoäly auttaa parhaiten.

Tämä opas on kirjoitettu kirjanpitäjille ja taloushallinnon ammattilaisille. Jokaisessa kohdassa on valmis esimerkki, jonka voit kopioida suoraan chat-ikkunaan.

Jos tekoäly on sinulle uusi juttu, lue ensin Mitä tekoäly on? tai Mitä on promptaaminen?.

1. Asiakasviestit, joissa ei mene kahta tuntia

Puuttuvat tositteet, poikkeamat ja muistutukset: niiden selittäminen ystävällisellä kielenkäytöllä vie aikaa. Kerro tekoälylle tilanne ja sävy — saat valmiin viestin.

Kokeile tätä: “Kirjoita ystävällinen mutta jämäkkä sähköposti asiakkaalle: heiltä puuttuu kolme kuittia heinäkuulta ja kirjanpito pitää saada suljettua. Kerro, että kuitit voi lähettää vaikka kuvina. Ei syyllistävää sävyä.”

Sama toimii maksumuistutusten ja laskutusohjeiden selittämiseen.

2. Selitä talousammattikieli selkokielellä

Suurin arvo tulee käännöstöistä: kuukausiraportin luvut selkokielelle, arvonlisäveron logiikka asiakkaalle, poistojen idea yrittäjälle.

Kokeile tätä: “Selitä yksinkertaisella suomenkielellä pienyrittäjälle miksi hänen ALV-veloituksensa nousi tässä kuussa, vaikka tulos laski. Käytä esimerkkinä 25 000 euron liikevaihtoa ja tavallisia ostoreskontran kirjauksia.”

Tarkista aina, että selitys vastaa oikeita lukuja — tekoäly ei näe asiakkaan toteumaa.

3. Tositteiden kategorisoinnin tuki

Tekoäly auttaa jäsentämään epäselviä tositteita: mitä tämä voisi olla, mihin kirjataan. Tarkistuksen teet aina itse, mutta epäselvien kuvausten tulkitseminen nopeutuu.

Kokeile tätä: “Tositenimike lukee ‘Pohjola-X 4492, 89,00 e’. Listaa todennäköiset tulkinnat pienyrittäjän kirjanpidossa ja mihin kustannuslajiin kukin yleensä kirjataan Suomessa.”

4. Kuukausiraportit ja tiivistelmät

Tilikauden luvut ovat taulukoissa — ne pitää saada sanalliseksi raportiksi tai hallitukselle esitykseksi. Tekoäly tekee luonnoksen, kun annat luvut ilman tunnistetietoja.

Kokeile tätä: “Tässä key figures ilman asiakkaan tietoja: liikevaihto [X], kate [Y], käyttöpääoma [Z] edelliseen vuoteen verrattuna. Kirjoita viiden kohdan tiivistelmä yrittäjän ymmärtämällä kielellä, mistä muutos johtuu ja mitä kannattaa kysyä kirjanpitäjältä.”

5. Verotuksen ja sääntelyn tiivistäminen

Verohallinnon uusi ohje, 60-sivuinen muistio muutoksesta: liitä teksti ja pyydä tiivistelmä. Tarkista tulkinnat aina alkuperäisestä ohjeesta.

Kokeile tätä: “Tiivistä tämä Verohallinnon ohje kolmeksi kohdaksi: 1) mikä muuttuu 2) ketä koskee 3) milloin astuu voimaan. [liitä teksti]“

6. Uuden oppiminen nopeammin

Uusi kirjanpito-ohjelman ominaisuus, toimialaraportti tai tilastojulkaisu: tiivistelmästä saat perustan, jonka avulla opit nopeammin.

Kokeile tätä: “Selitä miten [uusi ominaisuus] toimii kirjanpitäjän näkökulmasta, vaihe vaiheelta. Olen käyttänyt [ohjelma] vuosia.”

Muista kaksi sääntöä

Älä syötä asiakastietoja. Nimet, y-tunnukset ja liikesalaisuudet pois ennen liittämistä — sinulla on salassapitovelvollisuus. Lue lisää artikkelista Tekoäly ja yksityisyys.

Luvut ja tulkinnat tarkistat itse. Tekoäly kirjoittaa tekstiä nopeasti, mutta se ei laske eikä kanna vastuuta. Totuus on aina ohjelmiston luvuissa ja viranomaisohjeissa.

Näin aloitat tänään

1. Avaa jokin ilmaisista tekoälyistä: ChatGPT, Gemini tai Copilot.
2. Kokeile kohdan 2 esimerkkiä jollakin yleisellä kysymyksellä, jota asiakkaat usein kysyvät.
3. Käytä seuraavaa asiakasviestiä kohdan 1 kaavalla — katso kuinka paljon nopeammin valmis viesti syntyi.